Pravila privatnosti

1. ŠTO SU PRAVILA PRIVATNOSTI
   ​
   INSTITUTE OF PERFUMERY D.O.O. (OIB : 12510396294; Adresa : Josipa Bedekovića 18, 40 000 Čakovec), u daljnjem kontekstu: Organizacija) poštuje privatnost i štiti osobne podatke svojih korisnika, zaposlenika, poslovnih partnera ili drugih osoba s kojima ostvaruje poslovnu suradnju, a čije osobne podatke prikuplja i obrađuje u svom svakodnevnom poslovanju.

Pravila privatnosti su temeljni akt koji opisuje svrhu i ciljeve prikupljanja, obrade i upravljanja osobnim podacima unutar Organizacije, navedenih u točki III.

Ovim Pravilima se definiraju osnovna načela i pravila zaštite osobnih podataka u skladu s poslovnim i sigurnosnim zahtjevima Organizacije, kao i zakonskim propisima, najboljim praksama i međunarodno prihvaćenim standardima. U cilju osiguranja poštene i transparentne obrade, Organizacija želi dati jasne informacije o obradi i zaštiti osobnih podataka koje prikuplja i obrađuje te omogućiti jednostavan nadzor i upravljanje nad osobnim podacima i privolama.

Pravilima privatnosti osiguravamo adekvatnu razinu zaštite podataka u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka i drugim primjenjivim važećim zakonima vezanim uz zaštitu osobnih podataka.

1. KOJI SU CILJEVI PRAVILA PRIVATNOSTI
   ​

Cilj ovih Pravila privatnosti je objasniti našim korisnicima, zaposlenicima, poslovnim partnerima ili drugim osobama s kojima Organizacija ostvaruje poslovnu suradnju:

• ​koje osobne podatke prikupljamo i obrađujemo (a koje ne obrađujemo);
• kako prikupljamo osobne podatke, u koje svrhe i koje su nam osnove za to;
• koliko dugo ih pohranjujemo i s kime ih dijelimo;
• koja prava imaju u pogledu zaštite podataka i kako ih mi štitimo
• tko je voditelj obrade podataka

III. KOJIH SE NAČELA PRIDRŽAVAMO
​

Načela obrade podataka su osnovna pravila kojih se Organizacija pridržava prilikom obrade osobnih podataka ispitanika.

Organizacija osobne podatke obrađuje u skladu sa sljedećim načelima obrade:

​Zakonito, pošteno i transparentno – s obzirom na ispitanike i njihova prava, Organizacija će obrađivati osobne podatke ispitanika sukladno važećim zakonima i pokrivajući sva prava ispitanika. Organizacija će osigurati transparentnu obradu osobnih podataka te će pružiti ispitanicima sve potrebne informacije i na zahtjev osigurati ispitanicima uvid u podatke, obrazloženja obrada, temelje obrade i sva druga prava sukladno relevantnim propisima. Organizacija će osigurati informacije ispitanicima kako se osobni podaci koji se odnose na njih prikupljaju, upotrebljavaju, daju na uvid ili na drugi način obrađuju, kao i do koje se mjere ti osobni podaci obrađuju ili će se obrađivati. Ispitanik će biti pravovremeno, odnosno prije samog prikupljanja podataka, upoznat sa svim relevantnim informacijama.
​Uz ograničenje svrhe – osobni podaci prikupljaju se i obrađuju samo u određene, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne obrađuju na način koji nije u skladu s tim svrhama.
​Smanjenje količine podataka – Organizacija upotrebljava samo one podatke ispitanika koji su primjereni i nužni za postizanje određene zakonite svrhe;
​Uz ograničenje pohrane – Organizacija osigurava da su osobni podaci ispitanika čuvani u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju te ih nakon toga briše iz svih evidencija.
​Točno, potpuno i ažurno – Organizacija osigurava poštenu i transparentnu obradu osobnih podataka te kako bi spriječile eventualne zlouporabe osobni podaci moraju biti točni, potpuni i ažurni. Iznimno nam je važno da ispitanik o svakoj promjeni svojih osobnih podataka odmah obavijesti Ustanovu. Organizacija primjenjuje transparentan proces komunikacije s ispitanicima kroz koji se može zatražiti ispravak ili brisanje netočnih podataka.
​Osigurava cjelovitost i povjerljivost – Organizacija prikuplja i obrađuje podatke na siguran način, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja. Podacima ispitanika pristupaju djelatnici ovisno o njihovim ovlaštenjima i radnim mjestima, te druge pravne osobe isključivo na temelju legitimnog interesa Organizacije i ako su nužni u svrhu ispunjenja ugovornih obveza, a sve u skladu sa određenom svrhom prikupljanja i obrade osobnih podataka. Organizacija primjenjuje odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite, ima implementirane sustave koji imaju za cilj detekciju i sprječavanja curenja podataka, metode nadzora nad pristupom podataka i sl.
​
IV. KOJE OSOBNE PODATKE PRIKUPLJAMO I OBRAĐUJEMO

U okviru svoga poslovanja Organizacija može prikupljati sljedeće kategorije osobnih podataka prema kategorijama ispitanika:

Zainteresirane strane:

• ​kontakt podaci (npr. ime, prezime, e-mail adresa i sl.),
• podaci potrebni za sklapanje ugovora (npr. ime, prezime, adresa, OIB i sl.).

Korisnici:

• ​kontakt podaci (npr. ime, prezime, e-mail adresa i sl.),
• podaci potrebni za sklapanje ugovora (npr. ime, prezime, adresa, OIB i sl.),
• podaci potrebni za izvršenje ugovora (npr. ime, prezime, e-mail, IBAN i sl.)

Kandidati za zapošljavanje:

• ​kontakt podaci (npr. ime, prezime, e-mail adresa, broj mobitela i sl.),
• podaci iz životopisa (npr. podaci o obrazovanju, prijašnjim zaposlenjima, radnom stažu, fotografija i sl.)
• rezultati testiranja

Bivši i sadašnji zaposlenici:

• ​svi podaci propisani pozitivnim propisima koji se odnose na radno-pravne odnose, računovodstvene i knjigovodstvene propise (npr. ime, prezime, adresa, OIB, godina rođenja, JMBG, i sl.),
• podaci za potrebu interne komunikacije unutar tvrtke (npr. poslovne fotografije i sl.),
• podaci potrebni za obavljanje poslova radnog mjesta poput organiziranja putovanja u stranu zemlju, ostvarivanje pogodnosti vezanih uz posao i sl. (npr. ime, prezime, zaposlenje, broj putne isprave, vozačke dozvole, broj djece i sl.).

Vanjski suradnici i poslovni partneri:

• ​kontakt podaci (primjerice: ime, prezime, e-mail adresa, broj mobitela i sl.),
• podaci iz životopisa (primjerice: podaci o obrazovanju, prijašnjim zaposlenjima, radnom stažu i sl.),
• podaci potrebni za izvršenje ugovora (primjerice: ime, prezime, e-mail, IBAN i sl.),
• podaci potrebni za ispunjenje zakonskih uvjeta ulaska u Republiku Hrvatsku ili drugu zemlju (ime, prezime, zaposlenje, broj putne isprave i sl.).

U slučaju nedavanja potrebnih osobnih podataka koje Organizacija traži radi sklapanja i ostvarivanja prava iz ugovora između Organizacije i ispitanika ili pružanja naših usluga, postoji mogućnost da ugovor neće moći biti sklopljen ili usluga pružena, da nećete moći pristupiti određenim sadržajima, natječajima ili edukacijama.

1. KAKO PRIKUPLJAMO OSOBNE PODATKE

Organizacija može osobne podatke prikupljati na različite načine, uključujući:

​Za vrijeme praćenja naše stranice uključujući i email komunikaciju,
Vašim ispunjavanjem bilo koje prijavnice za članstvo,
​Vašim ispunjavanjem naših anketa ili online upitnika,
​Vašim javljanjem na oglas za posao ili druge edukacije,
​Kada nam Vi dostavite informacije u vidu objave sadržaja na našoj stranici ili platformama ili tijekom Vaše izravne komunikacije sa članicama Organizacija , uključujući osobnu komunikaciju i online komunikaciju putem stranice ili emaila;

​​​​​VI. U KOJE SVRHE OBRAĐUJEMO OSOBNE PODATKE

Organizacija može obrađivati osobne podatke u sljedeće svrhe:

• ​usklađivanje sa zakonskim i regulatornim propisima unutar i izvan područja Republike Hrvatske
• ugovaranje i korištenje proizvoda i usluga koje Organizacija pruža
• ispunjenje svojih obveza iz ugovora o prodaji usluga i proizvoda Organizacija ;
• ponuda usluga i proizvoda Organizacija na tržištu;
• analiza i administriranje stranice i nadzora upotrebe stranice;
• unaprjeđenje usluga i proizvoda Organizacija ,
• mjerenje Vašeg zadovoljstva uslugama;
• upravljanje odnosima s ispitanicima (korisnicima stranice i/ili usluga) i drugim osobama u obavljanju svog poslovanja;
• odabir kandidata za zapošljavanje ili druge edukacije;
• za marketing aktivnosti koje mogu biti:

-edukacije

-događanja

-Facebook i Google oglašavanje

-slanje newslettera;

VII. KOJE SU OSNOVE ZA OBRADU OSOBNIH PODATAKA

Organizacija obrađuje Vaše osobne podatke na temelju sljedećih osnova:

• ​izvršavanje ugovora o prodaji usluga Organizacija ili drugog ugovora sklopljenog između ispitanika i Organizacije ;
• legitimni interes za informiranje naših članova,
• za pružanje usluge korištenja internet stranice i upravljanje istom,
• u statističke svrhe,
• radi utvrđivanja, rješavanja sporova i vođenja postupaka između ispitanika i Organizacije,
• radi dijeljenja osobnih podataka s članicama i trećim osobama u skladu s ovim Pravilima privatnosti,
• radi provedbe postupka odabira kandidata u svrhu zapošljavanja;
• izričite privole ispitanika za primanje marketinških poruka, newslettera,
• e-mail obavijesti o uslugama ili anketa za mjerenje zadovoljstva uslugama,
• za obradu vaših upita
• radi ispunjavanja pravnih obveza Organizacije, osobito s osnove računovodstvenih, knjigovodstvenih, propisa radnog prava i ostalih pravnih obveza.

​​​​VIII. KOLIKO DUGO POHRANJUJEMO OSOBNE PODATKE

Osobne podatke pohranjujemo samo dok su nam potrebni u svrhe u koje ih prikupljamo, odnosno u svrhu ispunjenja ugovornog odnosa ili zakonskih obveza, a najdulje prema sljedećim kriterijima:

​Osobne podatke prikupljene u svrhu ispunjavanja svojih zakonskih i regulatornih obveza pohranjujemo prema propisanim rokovima,
​Osobne podatke prikupljene u svrhu prodaje proizvoda i usluga, pohranjujemo u trajanju ugovornog odnosa;
​Osobne podatke prikupljene u svrhu marketinških aktivnosti pohranjujemo dok ne povučete privolu, otkažete pretplatu ili ne zatražite brisanje pretplate, ili pak nakon određenog razdoblja neaktivnosti
​Osobni podaci brišu se po prestanku ugovornog ili radnog odnosa, a najkasnije po isteku svih zakonskih obveza pohranjivanja, osim u slučaju da je pokrenut sudski ili drugi sličan postupak koji zahtjeva čuvanje podataka.

Po isteku rokova pohrane, uklanjamo ih iz sustava i arhiva ili ih pretvaramo u anonimne podatke tako da vas više ne možemo identificirati.

1. S KIME MOŽEMO DIJELITI OSOBNE PODATKE

Organizacija može na temelju svog legitimnog interesa dijeliti osobne podatke između članica, koje ih također mogu obrađivati radi ispunjavanja zakonskih obveza, sprečavanja zlouporaba, poboljšanja proizvoda i usluga ili na temelju suglasnosti..

Organizacija može dijeliti Vaše osobne podatke s trećim osobama isključivo u sljedećim slučajevima:

​-ako postoji zakonska obveza ili izričito ovlaštenje na temelju zakona;
​-ako za obavljanje pojedinih poslova angažiramo drugu osobu kao tzv. podizvođača, tj.
izvršitelja obrade, koji djeluje isključivo po nalogu Organizacije pri čemu Organizacija osigurava sve mjere zaštite podataka kao da ove poslove obavlja sama;
​-ako je podatke potrebno proslijediti trećim osobama radi izvršenja ugovora s ispitanikom;
​-u slučaju promjene vlasničke strukture povezanih društava Organizacije u budućnosti, moguće je da Organizacija prenese osobne podatke novim povezanim društvima ili trećim osobama radi obavljanja poslovanja na temelju privole ispitanika.

​​​​Takve treće osobe uključuju:

​Zakonodavna, nadzorna i regulatorna tijela unutar i izvan područja Republike Hrvatske
​Financijske institucije s kojima Organizacija
​Revizore unutar i izvan Organizacija te ostalim tijelima koji su ovlašteni za reviziju
​Dobavljače koje Organizacija angažira radi obavljanja usluga u ime i za račun Organizacije , za izvršenje obveza iz ugovora s ispitanicima
​Ostale agencije, institucije, udruge, osiguravajuće kuće i tvrtke partneri s kojima Organizacija ima sklopljen ugovor o poslovnoj suradnji temeljem kojeg poslovni korisnici mogu ugovarati i koristiti proizvode i usluge koje Organizacija pruža itd.

1. TKO JE VODITELJ OBRADE PODATAKA

Voditelj obrade podataka je ravnatelj Organizacije

Ukoliko smatrate da je obrada osobnih podataka koju provodimo protivna propisima o zaštiti osobnih podataka molimo Vas da nas obavijestite o istome pisanim putem na fizičku adresu Organizacije (INSTITUTE OF PERFUMERY d.o.o. OIB : 12510396294; Adresa : Josipa Bedekovića 18, 40 000 Čakovec) ili putem email adrese: [email protected]

Svoj prigovor možete uputiti i nadzornom tijelu – Agencija za zaštitu osobnih podataka, Zagreb, Martićeva 14.